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10 Dicas para uma gestão de compras eficaz

gestão de compras

Se você trabalha com gestão de compras de uma concessionária agrícola, provavelmente deve ter ouvido de algum fornecedor, nos últimos meses, a seguinte frase: a matéria-prima está em falta no mercado.

Essa é a realidade vivida por diversos segmentos industriais, entre eles, o de peças e maquinários agrícolas. Prova disso é um estudo realizado pela Fundação Getúlio Vargas (FGV), que indicou que 52,4% das indústrias tiveram algum tipo de dificuldade produtiva como resultado da falta de matéria-prima

Mesmo com o mercado agrícola aquecido, essa escassez de peças e acessórios pode representar um grande risco operacional e financeiro para as concessionárias agrícolas. Veja quais são os principais deles:

  • Insatisfação e até mesmo perda de clientes;
  • Atraso na entrega de maquinários vendidos ou em manutenção;
  • Dificuldades na gestão da agenda de serviços e de entregas;
  • Aumento de compras emergenciais, o que encarece o valor;
  • Risco de compra de produtos com baixa qualidade;
  • Queda de receita resultante da diminuição do volume de serviços. 

Diante desse cenário, fica a dúvida: como é possível realizar uma gestão de compras eficaz considerando as necessidades dos clientes e o controle financeiro da concessionária agrícola? 

Para responder à essa pergunta, listamos 10 dicas que irão lhe ajudar a realizar uma gestão de compras mais assertiva. Vamos a elas:

1 – Foque nas necessidades do cliente 

É comum imaginar que o foco no cliente seja responsabilidade das áreas de vendas e de pós-vendas. Engana-se. Cabe ao setor de compras também observar as necessidades dos clientes. Observar aspectos como prazo de entrega, qualidade e garantia oferecidos pelo fornecedor é importante, mas, além disso, é essencial conhecer o que o cliente precisa, quais são as principais queixas e quais são os diferenciais que eles buscam. Dessa forma, o planejamento de compras será mais objetivo. 

2 – Faça benchmarking

Muitas das suas “dores” também são enfrentadas por parceiros e ou concorrentes. Fique de olho no mercado e acompanhe o que os demais players estão fazendo para superar os problemas e vencer os desafios. Para isso, é possível acompanhar na internet vários conteúdos do setor agrícola, conhecer a realidade do mercado e buscar empresas que estejam abertas a compartilhar suas experiências. 

Dica: aqui no blog da Campos Dealer sempre publicamos notícias que podem lhe ajudar nesse sentido. Fique de olho!

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3 – Defina metas claras 

Nenhum setor consegue ter êxito se as metas não forem bem definidas e acompanhadas. Adote ferramentas de Key Performance Indicator (KPI) para mensurar a qualidade e produtividade da equipe. Exemplo de “indicadores-chave” são relacionados a preço, prazo de entrega, percentual de desconto obtido e data de pagamento. É importante que ao final de cada ciclo os indicadores sejam analisados e um plano de ação seja criado caso as metas não estejam sendo alcançadas. 

4 – Comunique-se de forma assertiva com a equipe

Considerando o tópico anterior, é fundamental que a equipe conheça as metas e receba feedback adequado para ajustar possíveis falhas no processo. A comunicação com a equipe deve ser muito direta e centrada na melhoria, ser transparente em relação às dificuldades e oferecer apoio para que a equipe se sinta engajada a buscar melhores resultados. Nesse sentido, é recomendável que a comunicação siga alguns eixos: informar, saber ouvir e reconhecer. 

5 – Capacite a equipe de compras

Treinamento é a base para que seja possível atingir as metas e melhorar a qualidade da gestão de compras. Além de formar bons negociadores, o programa de capacitação deve observar as necessidades do momento (como é o caso do problema atual de falta de matérias-primas), de modo a preparar os compradores para driblar as adversidades. 

6 – Alinhe os processos entre as áreas 

Neste momento, mais do que nunca, a necessidade de integração entre as áreas pode ser um grande diferencial para a gestão de compras. É fundamental realizar as compras com base em um histórico de vendas e projeção de manutenção. 

Por exemplo, considerando o tempo médio de entrega apresentado pelo mercado, avalie com as outras áreas quais serão as necessidades e estipule os prazos para que os pedidos sejam realizados em tempo hábil.  

7 – Gerencie o estoque

Gestão de compras e gestão de estoque se relacionam profundamente. A máxima da gestão logística é a de que estoque é dinheiro parado. Por isso, as empresas trabalham com a lógica de estoque mínimo. Essa prática pode ser estudada, em especial neste momento de falta no mercado, para evitar que os serviços sejam prejudicados e ocorra redução de receita. Não é o caso de manter um estoque estufado, mas bem planejado considerando a realidade do mercado e as necessidades da concessionária. 

8 – Mantenha um bom relacionamento com os fornecedores 

O bom relacionamento com os fornecedores tem sido um diferencial das empresas nesse momento. Bons compradores (e pagadores) costumam ter preferência em momentos de dificuldade. Manter uma comunicação transparente e de confiança é importante para ambos os lados e ajuda muito na gestão de compras, pois só assim será possível fazer um planejamento efetivo em relação a prazos. Veja com os fornecedores como está o mercado, qual a antecedência necessária para realizar pedidos e como é possível garantir que as entregas sejam realizadas conforme o combinado.

9 – Tome decisões de gestão de compras com base em dados

Não basta apenas comprar aquilo que foi solicitado por outras áreas, os demais gestores da concessionária precisam entender a nova realidade do mercado e basear as solicitações de compras em dados. Isso é essencial para uma gestão de compras eficaz.

Por exemplo: há um histórico de compra de acessórios específicos que costumam ter mais saída no inverno. As compras precisam ser bem planejadas considerando essa sazonalidade. Ou então, com o histórico de vendas do ano anterior, é possível prever quantas manutenções de garantia serão agendadas em cada mês.

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10 – Utilize uma plataforma informatizada de gestão integrada 

Para colocar em prática a maioria das dicas anteriores é praticamente impossível se não houver um bom sistema de gestão informatizada, como uma plataforma CRM. Por meio de ferramentas digitais, é possível analisar relatórios de vendas, histórico dos clientes, realização de serviços na oficina e outras informações que, quando analisadas de maneira cruzada, permitem ao gestor planejar as compras de forma mais objetiva e assertiva. 

Conheça a plataforma CRM da Campos Dealer

Com o objetivo de melhorar o relacionamento com os clientes e otimizar os processos gerenciais da empresa, a Campos Dealer desenvolveu uma plataforma CRM pensada nas necessidades e características de uma concessionária agrícola. 

A ferramenta permite aos gestores da concessionária conhecerem melhor os seus clientes, as suas necessidades e o histórico de relacionamento destes com a empresa. A vantagem proporcionada pelo CRM é a otimização do atendimento pós-venda, aumento da oportunidade de vendas e auxílio na organização dos processos e tomada de decisões estratégicas. 

Case de Sucesso

Uma parceria entre a Campos Dealer e a MagParaná – Massey Ferguson é a prova de que uma boa gestão baseada em dados obtidos pelo CRM pode impulsionar os resultados da concessionária. 

Um cenário que era de prejuízo, após 4 anos de trabalho de consultoria e uso da plataforma Campos Dealer, transformou-se em case de sucesso, com crescimento de cerca de 70% e lucro nas operações da empresa.

Clique aqui para conhecer mais detalhes sobre essa parceria e ver como a Campos Dealer também pode ajudar a alavancar o resultado da sua concessionária! 

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