10 Dicas para uma gestão de compras eficaz

Se você trabalha com gestão de compras de uma concessionária agrícola, provavelmente deve ter ouvido de algum fornecedor, nos últimos meses, a seguinte frase: a matéria-prima está em falta no mercado.

Essa é a realidade vivida por diversos segmentos industriais, entre eles, o de peças e maquinários agrícolas. Prova disso é um estudo realizado pela Fundação Getúlio Vargas (FGV), que indicou que 52,4% das indústrias tiveram algum tipo de dificuldade produtiva como resultado da falta de matéria-prima. 

Mesmo com o mercado agrícola aquecido, essa escassez de peças e acessórios pode representar um grande risco operacional e financeiro para as concessionárias agrícolas. Veja quais são os principais deles:

• Insatisfação e até mesmo perda de clientes;
• Atraso na entrega de maquinários vendidos ou em manutenção;
• Dificuldades na gestão da agenda de serviços e de entregas;
• Aumento de compras emergenciais, o que encarece o valor;
• Risco de compra de produtos com baixa qualidade;
• Queda de receita resultante da diminuição do volume de serviços. 

Diante desse cenário, fica a dúvida: como é possível realizar uma gestão de compras eficaz considerando as necessidades dos clientes e o controle financeiro da concessionária agrícola? 

Para responder à essa pergunta, listamos 10 dicas que irão lhe ajudar a realizar uma gestão de compras mais assertiva. Vamos a elas:

1 – Foque nas necessidades do cliente 

É comum imaginar que o foco no cliente seja responsabilidade das áreas de vendas e de pós-vendas. Engana-se. Cabe ao setor de compras também observar as necessidades dos clientes. Observar aspectos como prazo de entrega, qualidade e garantia oferecidos pelo fornecedor é importante, mas, além disso, é essencial conhecer o que o cliente precisa, quais são as principais queixas e quais são os diferenciais que eles buscam. Dessa forma, o planejamento de compras será mais objetivo. 

2 – Faça benchmarking

Muitas das suas “dores” também são enfrentadas por parceiros e ou concorrentes. Fique de olho no mercado e acompanhe o que os demais players estão fazendo para superar os problemas e vencer os desafios. Para isso, é possível acompanhar na internet vários conteúdos do setor agrícola, conhecer a realidade do mercado e buscar empresas que estejam abertas a compartilhar suas experiências. 

Dica: aqui no blog da Campos Dealer sempre publicamos notícias que podem lhe ajudar nesse sentido. Fique de olho!

3 – Defina metas claras 

Nenhum setor consegue ter êxito se as metas não forem bem definidas e acompanhadas. Adote ferramentas de Key Performance Indicator (KPI) para mensurar a qualidade e produtividade da equipe. Exemplo de “indicadores-chave” são relacionados a preço, prazo de entrega, percentual de desconto obtido e data de pagamento. É importante que ao final de cada ciclo os indicadores sejam analisados e um plano de ação seja criado caso as metas não estejam sendo alcançadas. 

4 – Comunique-se de forma assertiva com a equipe

Considerando o tópico anterior, é fundamental que a equipe conheça as metas e receba feedback adequado para ajustar possíveis falhas no processo. A comunicação com a equipe deve ser muito direta e centrada na melhoria, ser transparente em relação às dificuldades e oferecer apoio para que a equipe se sinta engajada a buscar melhores resultados. Nesse sentido, é recomendável que a comunicação siga alguns eixos: informar, saber ouvir e reconhecer. 

5 – Capacite a equipe de compras

Treinamento é a base para que seja possível atingir as metas e melhorar a qualidade da gestão de compras. Além de formar bons negociadores, o programa de capacitação deve observar as necessidades do momento (como é o caso do problema atual de falta de matérias-primas), de modo a preparar os compradores para driblar as adversidades. 

6 – Alinhe os processos entre as áreas 

Neste momento, mais do que nunca, a necessidade de integração entre as áreas pode ser um grande diferencial para a gestão de compras. É fundamental realizar as compras com base em um histórico de vendas e projeção de manutenção. 

Por exemplo, considerando o tempo médio de entrega apresentado pelo mercado, avalie com as outras áreas quais serão as necessidades e estipule os prazos para que os pedidos sejam realizados em tempo hábil.  

7 – Gerencie o estoque

Gestão de compras e gestão de estoque se relacionam profundamente. A máxima da gestão logística é a de que estoque é dinheiro parado. Por isso, as empresas trabalham com a lógica de estoque mínimo. Essa prática pode ser estudada, em especial neste momento de falta no mercado, para evitar que os serviços sejam prejudicados e ocorra redução de receita. Não é o caso de manter um estoque estufado, mas bem planejado considerando a realidade do mercado e as necessidades da concessionária. 

8 – Mantenha um bom relacionamento com os fornecedores 

O bom relacionamento com os fornecedores tem sido um diferencial das empresas nesse momento. Bons compradores (e pagadores) costumam ter preferência em momentos de dificuldade. Manter uma comunicação transparente e de confiança é importante para ambos os lados e ajuda muito na gestão de compras, pois só assim será possível fazer um planejamento efetivo em relação a prazos. Veja com os fornecedores como está o mercado, qual a antecedência necessária para realizar pedidos e como é possível garantir que as entregas sejam realizadas conforme o combinado.

9 – Tome decisões de gestão de compras com base em dados

Não basta apenas comprar aquilo que foi solicitado por outras áreas, os demais gestores da concessionária precisam entender a nova realidade do mercado e basear as solicitações de compras em dados. Isso é essencial para uma gestão de compras eficaz.

Por exemplo: há um histórico de compra de acessórios específicos que costumam ter mais saída no inverno. As compras precisam ser bem planejadas considerando essa sazonalidade. Ou então, com o histórico de vendas do ano anterior, é possível prever quantas manutenções de garantia serão agendadas em cada mês.

10 – Utilize uma plataforma informatizada de gestão integrada 

Para colocar em prática a maioria das dicas anteriores é praticamente impossível se não houver um bom sistema de gestão informatizada, como uma plataforma CRM. Por meio de ferramentas digitais, é possível analisar relatórios de vendas, histórico dos clientes, realização de serviços na oficina e outras informações que, quando analisadas de maneira cruzada, permitem ao gestor planejar as compras de forma mais objetiva e assertiva. 

Conheça a plataforma CRM da Campos Dealer

Com o objetivo de melhorar o relacionamento com os clientes e otimizar os processos gerenciais da empresa, a Campos Dealer desenvolveu uma plataforma CRM pensada nas necessidades e características de uma concessionária agrícola. 

A ferramenta permite aos gestores da concessionária conhecerem melhor os seus clientes, as suas necessidades e o histórico de relacionamento destes com a empresa. A vantagem proporcionada pelo CRM é a otimização do atendimento pós-venda, aumento da oportunidade de vendas e auxílio na organização dos processos e tomada de decisões estratégicas. 

Case de Sucesso

Uma parceria entre a Campos Dealer e a MagParaná – Massey Ferguson é a prova de que uma boa gestão baseada em dados obtidos pelo CRM pode impulsionar os resultados da concessionária. 

Um cenário que era de prejuízo, após 4 anos de trabalho de consultoria e uso da plataforma Campos Dealer, transformou-se em case de sucesso, com crescimento de cerca de 70% e lucro nas operações da empresa.

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