A ordem de serviço é o início de um novo atendimento em uma empresa e um dos mais importantes momentos para a organização dos fluxos internos. Por isso, dominar esse assunto é fundamental para todo profissional.
Além de saber fazer, é importante compreendermos o papel que ela exerce para uma companhia e porque é preciso fazer uma ordem de serviço muito bem feita.
Para não te deixar nenhuma dúvida, hoje vamos explicar tudo que você e seus colegas precisam saber sobre um tema que gera muitas dúvidas e que faz parte da rotina de muitas empresas.
O que é a ordem de serviço?
A ordem de serviço é o documento que oficializa um novo atendimento que será prestado ao cliente. É ela quem dá o início aos demais processos internos e ajuda a identificar uma nova demanda de trabalho dentro da empresa.
Este momento marca também o começo da ação de diversos departamentos dentro de uma concessionária, que variam de acordo com o tipo de serviço que será prestado ao consumidor.
Nele, constam todas as informações que vão guiar os demais setores da empresa na hora de executar uma atividade. Quando está bem preenchida, a ordem de serviço ajuda a ganhar tempo e evitar ruídos de comunicação que atrapalham e geram gastos para a empresa.
Importância da ordem de serviço na gestão de uma empresa
O prazo de entrega ou de finalização de um serviço é muitas vezes usado como argumento para conquistar um cliente indeciso. Para que essa promessa não se torne vazia, é necessário cumprir rigidamente tudo dentro das datas estabelecidas.
E como fazer isso? Cuidando da gestão da sua concessionária!
Assim como no relacionamento com seus consumidores, muitas ações simples possuem um ótimo retorno – e ainda podem ser feitas em poucos minutos. Tudo isso, é claro, ajuda a melhorar o atendimento e colabora para que cada cliente saia mais satisfeito após a conclusão.
Ela exerce uma função essencial para que a comunicação interna funcione perfeitamente desde o primeiro momento. Além disso, ela também agiliza o contato com fornecedores ou terceirizados, que podem ser necessários e ganham mais tempo quando a solicitação acontece tão cedo.
Confira algumas das principais vantagens da ordem de serviço:
- Aumento de produtividade, ao diminuir falhas ao longo do processo
- Maior controle sobre a ação da equipe, podendo identificar sobrecarga de trabalho ou demora na execução de uma determinada tarefa
- Precisão para calcular materiais e tempos gastos com cada cliente
- Garantia de atendimento dentro do prazo informado ao consumidor
Como fazer uma ordem de serviço?
Ainda que não seja algo complicado, ainda existem algumas dúvidas de como fazer uma ordem de serviço sem erros. Por isso, chegou a hora de aprender de uma vez por todas!
Passo a passo de como fazer uma ordem de serviço:
Graças ao avanço da tecnologia, fazer uma ordem de serviço é fácil e rápido. Ainda sim, é importante prestar atenção aos detalhes e não esquecer de preencher corretamente o documento.
No geral, uma ordem de serviço é composta pelas seguintes etapas:
- Preenchimento das informações sobre o cliente (nome, contato, endereço, etc)
- Identificar o profissional que está realizando o atendimento
- Descrever detalhadamente quais serão as atividades realizadas
- Inserir as observações que sejam pertinentes
- Anotar a data de solicitação e o prazo final
- Recolher as assinaturas, do profissional e do cliente, oficializando a ordem de serviço
Além desses passos, sempre é possível alterar algum campo ou adaptar de acordo com sua necessidade. O importante é garantir que ela seja sempre bem feita e cumpra com o papel de aumentar a eficiência de toda a equipe.
Gestão é a resposta!
Nada ajuda mais uma empresa a crescer do que a melhoria dos processos e ações decorrentes de uma gestão ágil e dinâmica. Seja na ordem de serviço, no suporte ao consumidor ou em qualquer outra atividade, sempre é possível ir além.
Como vimos hoje, a ajuda da tecnologia é super importante e indispensável para uma concessionária agrícola que deseje se manter competitiva no mercado. Se ainda não começou, dê agora seu primeiro passo e sinta os benefícios no seu dia a dia e no futuro da sua companhia.
Saiba mais sobre melhorar seus processos internos em nosso conteúdo sobre a importância da gestão da oficina mecânica no faturamento da concessionária agrícola.
