Como organizar os relatórios de vendas e de serviços da sua equipe?

Utilização de uma plataforma informatizada de gestão ajuda a otimizar as horas de trabalho na sua concessionária

Antes de começar a leitura deste artigo, faça um exercício breve e responda à seguinte pergunta:
Quantas horas do seu dia você gasta alimentando planilhas, criando fórmulas no Excel ou exercendo tarefas secundárias?

Com certeza não sou poucas. Essas horas seriam melhor aproveitadas se você as ocupasse com atividades estratégicas, como planejamento e análise de resultados. Certo?

Faz parte do trabalho de um gestor acompanhar o desempenho da equipe, o cumprimento das metas, a qualidade do serviço prestado e a satisfação do cliente. Para isso, é comum criar e organizar diversos relatórios, indicadores e formulários com a finalidade de extrair os dados necessários.
No entanto, há um meio mais rápido e eficaz de realizar isso: o uso de uma plataforma informatizada para gestão dessas informações associada ao CRM (Customer Relationship Management).

Como essa plataforma ajuda a organizar os relatórios de vendas e pós-vendas?

Para quem não conhece, o CRM é um sistema informatizado para gestão do atendimento ao cliente. No caso de uma concessionária de equipamentos agrícolas, é possível registrar todos os contatos que o cliente tem com a concessionária, desde a aquisição de um novo equipamento, até a realização de uma revisão, manutenção ou compra de peças e acessórios.

Sendo assim, o sistema CRM permite ao gestor monitorar o histórico de atendimento de todos os clientes nas etapas de vendas e pós-vendas.

Contudo, algumas plataformas integradas ajudam a monitorar essas e outras informações administrativas, permitindo ao gerente realizar também a gestão de suas equipes.

Dessa forma, tendo esses dados armazenados em uma única plataforma, a qual foi criada para esse fim, é possível extrair relatórios mais específicos ou até mesmo realizar o cruzamento de dados de maneira mais efetiva.
Veja alguns exemplos:

Exemplo na área de vendas
O gerente deseja fazer uma análise comparativa de vendas do mês de maio dos últimos 4 anos, avaliando não apenas a quantidade de vendas realizadas, mas também o valor vendido, os produtos e quanto cada vendedor vendeu. Em um sistema manual, como uma planilha de Excel, esse levantamento demoraria algum tempo, que poderia ser economizado com a extração rápida de um relatório em uma plataforma de gestão.
Além disso, esse relatório poderia ser organizado com a adição de novos dados, conforme a necessidade estratégica.
Outra situação, seria com o objetivo de buscar clientes em potencial dentro da própria carteira de clientes da concessionária. Com o rastreamento das vendas anteriores no CRM, isso poderia ser realizado em poucos cliques.

Exemplo na área de pós-vendas
Para avaliar a qualidade do serviço da oficina, é possível monitorar nessa plataforma o tempo médio de fechamento de uma ordem de serviço de manutenção e estabelecer uma nova meta de entrega do maquinário ao cliente, considerando um prazo exequível por tipo de serviço. Dessa forma, evita-se entrega em atraso, o que gera insatisfação do cliente.
Além disso, ainda na oficina, é possível filtrar o relatório para identificar os serviços que mais apresentam índice de atraso, para que o gestor possa investigar os motivos e encontrar soluções para o problema.
Com esses dois exemplos, ficou evidente que a informatização da gestão dos dados é o ponto central para a organização dos relatórios em benefício do que importa: aumentar as vendas e melhorar a qualidade dos serviços

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Benefícios da utilização de uma plataforma de gestão na organização dos relatórios

Otimizar o tempo: com a informatização dos processos, fica mais rápido e fácil coletar informações necessárias. Algo que demoraria horas, pode levar minutos com o sistema.

Evitar o erro humano: ao fazer o lançamento manual em planilhas e formulários impressos, a chance de erro é muito grande. Nesse caso, um número ou fórmula errada na planilha pode comprometer a qualidade das informações e a validade do relatório.

Acompanhar em tempo real: como os dados diários são alimentados direto no sistema, é possível visualizar informações daquele exato momento. Não é preciso esperar o fechamento do mês para conferir um relatório.

Cruzamento de dados: nos exemplos apresentados anteriormente, ficou evidente que o cruzamento de dados é mais fácil e efetivo com a utilização de uma plataforma de gestão. Nesse caso, cabe ao gestor observar que dados são relevantes para serem avaliados e extraí-los do sistema para análise estratégica.

Dicas para melhorar a qualidade dos relatórios

Os relatórios são ferramentas de gestão essenciais para a tomada de decisão e o resultado das ações dependem em grande parte da qualidade das informações obtidas nesses relatórios.

A plataforma de gestão está parametrizada para apresentar os dados, no entanto, é necessário que tudo seja devidamente registrado pela equipe durante as etapas de atendimento ao cliente.

Por isso, é fundamental seguir as seguintes dicas para garantir que possam ser extraídas informações de qualidade do sistema.

Conhecer as funcionalidades do sistema: é importante que o gestor tenha um conhecimento aprofundado sobre o sistema, módulos que ele possui e os dados que são alimentados, pois assim é possível enxergar com clareza as possibilidades de relatórios que podem ser gerados.

Organizar os fluxos de trabalho: para que a plataforma de gestão tenha sua função efetiva, é necessário reorganizar os fluxos de trabalho considerando o sistema como banco de dados da concessionária. Não adianta nada ter o sistema e permanecer com processos paralelos em formulários impressos e planilhas.

Treinar a equipe: por fim, a equipe precisa ser treinada sobre as funcionalidades da plataforma e, principalmente, sobre a importância de centralizar o lançamento das informações nesse sistema. Caso contrário, os profissionais continuarão mantendo a cultura antiga e os relatórios não terão dados completos.

Como escolher uma plataforma de gestão para a sua concessionária?

Considerando as particularidades do meio agropecuário e o processo de vendas e atendimento no pós-venda aos produtores rurais, é fundamental que a plataforma de gestão escolhida pela concessionária seja projetada para essa atividade.
Pensando nisso, a Campos Dealer criou uma plataforma de gestão integrada (CRM e gestão do maquinario do cliente, desde o controle das horas das máquinas para manutenções preventivas até o atendimentos técnico) para concessionárias de equipamentos agrícolas, considerando todas as etapas do atendimento ao cliente e informações relevantes para extração de relatórios gerenciais.

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